Tijdregistratie is het systematisch vastleggen van gewerkte uren per medewerker, project of taak. Je gebruikt het om facturen te maken, kosten te bewaken, aan je wettelijke registratieplicht te voldoen en je planning te verbeteren. Nauwkeurige tijdregistratie geeft je grip op inzet en rendement, voorkomt discussies over uren en maakt rapportage richting klanten en fiscus eenvoudig.
Wat is tijdregistratie?
Tijdregistratie betekent dat je gewerkte uren registreert, samen met context zoals een klant, project, activiteit en eventueel een notitie. Tijdregistratie kan handmatig of automatisch, real time of achteraf. Het doel is altijd hetzelfde: betrouwbare data verzamelen die je kunt gebruiken voor facturatie, verantwoording, analyse en sturing om je bedrijf en je processen efficiënter in te zetten.
Wat is beter: professionele tijdregistratie software of urenregistratie in Excel?
Beide oplossingen kunnen werken, maar ze dienen niet hetzelfde doel.
Excel is flexibel en laagdrempelig. Je bouwt snel een template, past kolommen aan en deelt een bestand. Voor een klein team zonder complexe eisen kan dit volstaan.
Professionele tijdregistratie software is gemaakt voor continuïteit, nauwkeurigheid en schaal. Je krijgt workflow, validatie, rechten, integraties en rapportages die je in een spreadsheet steeds opnieuw moet bouwen en onderhouden.
De keuze hangt dus af van je situatie: omvang van je team, facturatiemodel, compliance eisen, behoefte aan realtime inzicht en koppelingen met systemen, zoals je boekhouding of je projectplanning.
Wanneer werkt urenregistratie in Excel prima?
Je werkt alleen of met een heel klein team en hebt eenvoudige projecten zonder afwijkende tarieven.
Je factureert zelden op uurbasis en gebruikt uren vooral als ruwe indicatie.
Je accepteert handmatig samenvoegen, controleren en opschonen van gegevens aan het einde van de maand.
Wanneer kies je beter voor tijdregistratie software?
Je factureert regelmatig op uurbasis en wilt foutloze, herhaalbare factuurruns.
Je hebt behoefte aan realtime stuurinformatie per klant, project, taak en medewerker.
Je wilt koppelingen met de boekhouding, HR en planning zonder te hoeven exporteren en importeren.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van tijdregistratie software
Je registreert uren sneller en constanter met timers, mobiele apps en slimme standaardwaarden.
Je voorkomt fouten met validaties, verplichte velden en automatische afrondingsregels.
Je bespaart tijd met goedkeuringsflows die leidinggevenden en projectleiders betrekken.
Je factureert sneller met tariefstructuren, contractafspraken en directe koppelingen naar je boekhouding.
Je krijgt beter inzicht met dashboards die marges, benutting en voortgang tonen per klant en project.
Je groeit moeiteloos mee dankzij schaalbare gebruikersbeheer.
Je werkt consistenter doordat iedereen in dezelfde omgeving en met dezelfde definities registreert.
Je voorkomt chaos omdat je geen losse spreadsheets rondstuurt.
Je maakt rapportages met één klik, zonder formules te repareren of draaitabellen te herbouwen.
Hoe komt je tot de beste oplossing voor jouw organisatie?
Bepaal je doel. Wil je factureren op uren, sturen op projectmarges of vooral intern verantwoorden.
Inventariseer je processen. Kijk naar registratie, goedkeuring, rapportage en facturatie en leg inefficiënties bloot.
Schat je risico’s in. Weeg fouten, dataverlies en versiebeheer af tegen licentiekosten.
Kijk naar koppelingen. Breng benodigde integraties in kaart met boekhouding, HR en planning.
Test met echte cases. Laat medewerkers bijvoorbeeld twee weken tijd registreren en vergelijk snelheid, fouten en gemak. Zo weet je snel wat tijdregistratie je echt oplevert.
Dus: Excel of professionele software?
Werk je klein en eenvoudig en heb je weinig eisen, dan kan Excel voldoende zijn. Zodra je factureert op uurbasis, wilt sturen op benutting en marges of te maken hebt met compliance (zoals de AVG) en groei, dan levert professionele tijdregistratie software, zoals van Atrea, structureel meer waarde, minder fouten en sneller inzicht op.
